Wedding planner

El servicio de Wedding planners nació en Estados Unidos, dicen que como consecuencia de la falta de tiempo que tenían las novias a la hora de organizar su boda, a medida que éstas se iban dedicando cada vez más a trabajar fuera de casa. Posteriormente, este servicio se fue profesionalizando y esto hizo que fuera también utilizado por aquellas parejas que simplemente querían estar seguras de lo que contrataban y tener una garantía de éxito el día de la boda. Todo esto se adoptó también en Latinoamérica y se extendió de tal manera que difícilmente hoy en día ninguna pareja de allí se casa sin un servicio de Wedding planner.

En Europa, este servicio ha tardado más en llegar y en implantarse, pero eso no significa que no haya tenido éxito. Reino Unido fue una de las pioneras y es donde hoy en día puedes encontrar más empresas dedicadas a este servicio. También en España desde el año 2000 empezó a introducirse muy poco a poco y con bastante inseguridad, pues el mercado español difiere mucho del americano o anglosajón. Las ciudades que primeramente lo implantaron fueron Madrid y Barcelona, y luego le siguieron el resto, pudiéndose decir que hoy en día este servicio se puede encontrar en todo el territorio español, aunque con algunas diferencias.

En España hay actualmente mucho desconocimiento no sólo sobre la existencia de este servicio sino también sobre lo que es la figura de la Wedding Planner.

Entrevistamos a Emy Teruel, Wedding Planner de referencia en Cataluña y Directora de Exclusive Weddings, una agencia de diseño y organización de bodas muy exclusivas

¿Qué es un Wedding Planner?

El término Wedding Planner significa “organizador o planificador de bodas”. Es un término muy genérico y puede dar lugar a mucha confusión, por eso, a mí me gusta decir que una verdadera Wedding Planner es una organizadora “profesional” de bodas que sabe planificar y dirigir todos los aspectos de las mismas como si de una “Project Manager” se tratara, es decir, conoce muy bien el mercado en el que opera y a todos lo que operan en el mismo, y sabe utilizar todos los medios y recursos de los que dispone, de la forma más eficaz y eficiente siempre en beneficio de los novios.

¿Cuáles son las ventajas de tener a una Wedding planner?

Muchos son los motivos que pueden llevar a los novios a contratar a una Wedding Planner: la falta de tiempo, el residir fuera del lugar de la celebración, el no saber por dónde empezar, el querer estar seguros de lo que les están ofreciendo, el querer tener una boda diseñada a “su medida”, el querer estar en todo momento asesorados por profesionales, el querer tener a un solo interlocutor, el querer saber cuánto les va a costar todo con antelación, el querer estar enterados de las últimas tendencias, el querer saber qué tienen que hacer en cada momento, el querer estar tranquilos el día de su boda, el querer que todos los invitados estén perfectamente atendidos y en todo momento, el no querer olvidarse de ningún detalle, en definitiva, el querer tener una boda con “garantía de éxito”.
Y es que “si los novios se aseguran de la experiencia y seriedad de la Wedding Planner, no se arrepentirán nunca de haberla contratado, pues aunque todo su trabajo al final se resume en un sólo día, el recuerdo de ese día durará toda la vida.”

¿Cómo funciona una Wedding planner?

Cada agencia de Wedding Planners funciona de forma diferente y por tanto los servicios que ofrecen, el número de horas que le dedican, el tipo de proveedores con los que colaboran, los honorarios que cobran, etc. son también distintos. Por tanto, yo sólo te puedo hablar cómo funciona Exclusive Weddings.
Nosotros asesoramos, planificamos, gestionamos, supervisamos y coordinamos todos los aspectos relacionados con la boda: localización de espacios singulares, montaje de ceremonias, catering, música y espectáculos, decoración, iluminación y sonido, invitaciones y obsequios, fotografía y vídeo, alojamiento y transporte para invitados, peluquería, servicio de canguro, azafatas, etc.

En todo caso, todos nuestros servicios se desarrollan siempre de forma totalmente personalizada y a la medida de los novios, y son éstos los que deciden los aspectos que tenemos que gestionar. Para ello, desde un primer momento se les asigna una Wedding Planner que, será la que a partir de sus preferencias, les diseñará la boda que ellos desean. Porque para nosotros una Wedding Planner también tiene que ser “Designer”.

Por tanto, en una primera fase, nuestros primeros pasos van dirigidos a entender los deseos de los novios y su estilo, para poder diseñarles una boda a su medida, presentándoles varias propuestas totalmente personalizadas. En una segunda fase, planificamos todo lo que hay que hacer y gestionamos todos los detalles de la boda, presentándoles información contrastada de proveedores, acompañándoles en sus visitas, llevándoles una agenda “al día” y su presupuesto actualizado en todo momento,… Y en la tercera fase, supervisamos y coordinamos todos los aspectos del día de la boda, llevando un timming exhaustivo aprobado por todos los proveedores implicados ese día, para que todo salga perfecto.

¿Cuánto cuesta?

En este aspecto también funcionamos de forma distinta las diferentes Agencias y es que la forma de entender el concepto y el tipo de servicio que se ofrece, va a ser determinante del precio de éste.

Existen Agencias que cobran un porcentaje del presupuesto final de una boda, que normalmente suele estar, dependiendo de la Agencia, entre un 10% y un 20%. Y hay otras Agencias, como la nuestra, que cobramos una cantidad fija de honorarios y que se fija según diferentes criterios.

En el caso de Exclusive Weddings, nuestros honorarios son un importe fijo estimado en función del nivel de asesoramiento y de los aspectos a gestionar que los novios quieran contratarnos. Por tanto, no dependen del número de visitas, consultas realizadas, presupuesto de la boda o del número de invitados. En definitiva, es una cuestión de número de horas que calculamos a priori invertiremos en la organización de la boda, y que no variará en ningún momento a no ser que los novios decidan contratarnos más servicios. Además en ningún caso facturamos servicios que no sean los nuestros propios, es decir, que los novios siempre pagarán directamente al proveedor final contratado, asegurando de esta forma la transparencia de condiciones y precios.

Me gustaría también mencionarte que existen otro tipo de empresas que organizan bodas y que no cobran nada por sus servicios o simplemente cobran los gastos de gestión. Para nosotros, al igual que para la mayoría del sector, no son verdaderas Agencias de Wedding Planners puesto que si no cobran a los novios sus servicios, o bien es que no están ofreciendo un auténtico servicio, o bien cobrarán de sus “exclusivos” colaboradores y por tanto, para estas agencias sus verdaderos clientes no son los novios sino los que en definitiva les pagan.

¿Cómo elegir su Wedding planner?

Los novios, ante todo lo que anteriormente te he comentado, deben tener claro ante quien se encuentran para no llevarse posteriores desengaños. Nosotros siempre recomendamos que primeramente se aseguren de la seriedad y profesionalidad de la Agencia o Wedding Planner contrastando toda la información que esta les ofrezca.

Además, una Wedding Planner debe tener siempre gran experiencia como organizadora y planificadora de bodas, es decir, llevar muchos años organizando este tipo de eventos. Debe también tener un amplio conocimiento del sector “bodas”, pues es muy diferente de otros sectores. También recomendamos a los novios que se aseguren que todo se lo den por escrito y por último que la Wedding Planner tenga un gran conocimiento del mercado local en concreto donde se va a realizar la boda.

El mercado es muy diferente y se trabaja de distinta forma según en la Comunidad Autónoma en la que nos encontremos, no sólo por su regulación y normativas específicas sino también por la tradición y costumbres. No hay que olvidar tampoco que el feeling de los novios con la Wedding Planner y a la empatía de ésta hacia ellos, son dos aspectos muy importantes a la hora de tener que decidir, una vez tenido en cuenta todo lo demás.

Los novios deberán por tanto asegurarse de que la Wedding Planner que contraten reúna todas esas características, pues están dejando en manos de una sola persona el éxito o fracaso de un día tan mágico e irrepetible como es el día de su boda.

¿Por qué elegir Exclusive Weddings?

Los novios deben elegir siempre aquella Agencia o Wedding Planner que les ofrezca más confianza. Desde que me inicié en este mundo apasionante de la organización de bodas en el año 2002, cuando apenas estaba empezando a entrar este servicio en España, tuve claro que me tenía que diferenciar de lo que existía en ese momento pues había bastante descontento hacia este tipo de empresas en el sector. Así que como ya tenía gran experiencia en organización de eventos de empresa y el sector ya me conocía en ese ámbito, estudié profundamente el mercado americano y anglosajón, pioneros en este campo, y adapté el concepto de Wedding Planner al mercado local de Cataluña, que es donde ofrecemos nuestros servicios. Todo esto ha sido fundamental para conseguir el reconocimiento de nuestro trabajo durante todos estos años, tanto por parte de clientes como del sector en general.

Así, lo que Exclusive Weddings puede ofrecer a los novios es: una gran experiencia como organizadores de eventos, en pequeño y gran formato; una magnífica trayectoria como organizadores integrales de bodas; un conocimiento profundo del mercado de las bodas nacional e internacional y sobretodo del mercado de Cataluña, el cual también nos conoce a nosotros, nos respeta y valora; las últimas tendencias sin olvidar lo tradicional; tener la mejor red de contactos profesionales pues colaboramos con los mejores proveedores del sector, de calidad y experiencia contrastada; tener absoluta independencia y autonomía de dichos proveedores; una alta implicación y empatía con los novios; formalizar en un contrato los aspectos acordados y cobrar por nuestros servicios, como garantía de nuestro compromiso, seriedad y responsabilidad hacia los novios.

Para Exclusive Weddings organizar una boda no es simplemente un evento más en una agenda, sino el resultado de toda nuestra trayectoria, conocimiento y experiencia plasmado en una boda que para nosotros es única e irrepetible.