Organizar las mesas puede ser un juego tan divertido como estresante, pero igualmente entretenido. Sin embargo, debéis tener en cuenta el sentido común y configurar un seating plan coherente, en el que las personas implicadas puedan disfrutar en sus mesas. Para ello, seguid estos cinco pasos y elaborad un mapa de mesas perfecto.
1. Establecer un modus operandis
2. Trabajar con números de invitados aproximado
3. Organizar a los invitados por colores
1. Establecer un modus operandi
Como ya hemos dicho, la organización de las mesas es un juego y, como tal, merece los instrumentos propios de una actividad de estas características. Así, preparad papeles/cartulinas, tijeras, post-it, subrayadores, bolígrafos/rotuladores y empieza a organizar boda.
Antes de nada, debéis tener cerrado el lugar de celebración para conocer las dimensiones del espacio y las posibles mesas para empezar con el planning. Cuando sepáis todo eso, toca ponerse el mono de trabajo y, con papel y lápiz, hacer un esbozo del espacio, dibujando las mesas y la ubicación de las mismas.
Seguidamente, escribid el nombre de vuestros invitados en una lista y, uno a uno, volved a escribirlos en los diferentes post-it que hayáis comprado, divididos por colores (este apartado ampliado más adelante). Una vez aparezcan en vuestros post-it, marcad con un subrayador el mismo nombre para eliminarlo y pasar con el siguiente. Recortad trozos de post-it y tenedlos preparados.
2. Trabajar con números de invitados aproximado
Es importante tener una lista de los invitados casi definitiva, por no decir completamente definitiva. Solo así podréis haceros una idea de cómo empezar a organizar las mesas, con pocos números arriba o abajo sobre el total. Y, aunque suene un poco duro, también debéis manejar la lista de suplentes en caso de que haya cambios de última hora.
En este sentido, informaos de cómo son las mesas y de cuántas personas caben o pueden caber en las mismas. También del aforo, como hemos explicado anteriormente, no solo para el dibujo previo, sino para saber qué división de los invitados hacer.
3. Organizar a los invitados por colores
Vuestros invitados deben organizarse en varias mesas y, para empezar la distribución, lo más práctico es dividir a todos ellos en colores, normalmente relacionados con un grupo: personas mayores, primos, amigos de la universidad… Con esta división, solo hay que coger el post it de cada color y colocarlo en la misma mesa. Aunque también podéis utilizar los colores para grupos determinados y, después, combinarlos. ¡Depende de vosotros! Os proponemos esta organización:
- Mesa presidencial: localizad a las personas que se sentarán en ella, es decir, los padres y los padrinos de vuestro gran día, todos ellos identificados con el mismo color. Si tenéis suerte, esa mesa podrá ser redonda y todos los comensales estaréis al mismo nivel, compartiendo la conversación e intercambiando opiniones con otros, en lugar de quedarse a un lado.
- Parentesco familiar: centraos en grupos de personas que suelan compartir parentesco familiar. Los abuelos y los tíos abuelos reciben su propio color, así como algunos tíos de más edad que casen más con este grupo de personas. Ellos acabarán en la mesa de “los mayores” gracias a esta designación por colores inicial. Después, vuestros tíos que comparten edad o que se llevan, serán asignados con un nuevo color. Luego los primos que no sean niños pueden identificarse con el mismo color. En la mesa resultante, habrá primos sueltos y otros muchos con parejas, pero todos caben en el mismo espacio.
- Mesa de niños: donde estarán los miembros más pequeños de la familia (hijos de hermanos, tíos, primos…) y de amigos. Si son demasiados, se colocaría más de una mesa destinada a ellos, dividiendo la misma por hijos de familiares y niños procedentes de otros círculos.
- Amigos: seguidamente, centraos en los amigos. En algunos casos, estos comparten mesa con los primos si estos últimos no son muy numerosos, pero normalmente suelen estar divididos por grupos: los amigos de la universidad, del trabajo, de la infancia… Debéis asignarles su color y colocarlos en sus mesas correspondientes.
- Amigos del trabajo: si sois de los que vais a invitar a vuestros jefes o compañeros de trabajo lo ideal es que si son varios los pongáis juntos en una mesa así tendrán algo en común.
- Los que no pertenecen a un grupo concreto: siempre habrá un color destinado a personas de la boda, normalmente amigos de vuestros padres, un conocido de pádel, el profesor de filosofía que tanto significó para uno de vosotros… Esas personas tienen su propia mesa y será fácil juntarlos.
Esta es solo una guía de cómo se podría actuar, pero cada familia tiene sus propias especialidades y quizá haya mezclas de personas que solo se entiendan en ciertos casos. Porque, en ocasiones, es mejor utilizar el sentido común y alejar a personas que se lleven mal, independientemente del grupo en el que se encuentren. ¡Organiza un seating plan coherente con cada situación!
4. Reestructurar
Siempre hay cambios de última hora debido a las altas o bajas que llegan cuando todo está dispuesto. Ante esa situación, existen dos opciones. En caso de bajas, la primera pasa por utilizar la lista de suplentes y proceder a un segundo envío de invitaciones para sustituir a esas personas. Aunque parezca desagradable, esta práctica permite tener en mente a personas que siempre quisiste invitar, pero que no pudiste por falta de espacio o presupuesto. Tenlos en mente y ubícalos en el grupo con el que concuerde mejor.
La segunda consiste en adaptar las mesas a la nueva situación, quitando o poniendo personas y hablando con el lugar de celebración para dejar todo listo en el momento del banquete. Intentad que el espacio tenga flexibilidad para esos cambios de última hora.
5. Personalizar las mesas
Lo primero a la hora de materializar las ideas es pensar en la estructura del seating, si quieres que sea vertical u horizontal. Después hay que buscar ideas e intentar que sea llamativo para los invitados.
Otro de los momentos más divertidos tiene que ver con la personalización de las mesas, siempre y cuando elijáis esta opción. Algunas parejas se lanzan a la aventura de tematizar su boda, o, al menos, las mesas de sus invitados, atendiendo a sus gustos, pasiones y hobbies.
En este aspecto, Grupo Bambú, aconseja que se siga la coherencia decorativa general de la boda. “Si realizamos una boda cerca del mar siempre queda muy bonito decorar con arena, conchas, redes, tonos turquesa, azules, naturales… Por el contrario, si la realizamos en el interior, en unos jardines estupendos, es perfecto utilizar materiales nobles como la madera, el vidrio y los colores verdes y blancos…”, explica.
Si realizamos la boda rodeados de viñedos en unas bodegas maravillosas, el equipo de Grupo Bambú asegura que “queda espectacular decorar con uvas, cajas de vino, tonos dorados, ocres y burdeo“.
Y luego, para los más atrevidos, creativos y divertidos, cuentan que “están los seating plan tematizados, por ejemplo, de Juego de Tronos, de Star Wars, o incluso, de Piratas del Caribe“.
También podemos encontrar un seating plan muy original, que se refleja desde la llegada al recinto con el mapa del salón. En él, las mesas se identificarían con nombres especiales, como películas, grupos de música, nombres de discos, libros, celebrities, artistas, conceptos, sentimientos… Además, cada una de las mesas quedará acompañada de un motivo decorativo que haga referencia al nombre de la mesa.
Tras la decisión de la temática, Desmark Arte enumera las siguientes acciones:
- Una vez que tenemos el estilo diseñamos la papelería donde irá impresas las mesas.
- Determina donde irán las flores que decorarán el seating, en cestos, colgadas, jarrones… y la cantidad, se recomienda mucha cantidad de flor y verde y será mucho más llamativo.
- Importante: la ubicación. Debe ser un lugar donde se vea fácilmente y con el suficiente espacio para que los invitados se puedan acercar en grupo para ver su mesa.
Y así, ya tendremos nuestro seating plan hecho a la perfección. ¿Quieres saber sobre decoración de mesas de boda? En este vídeo te damos muchas ideas y consejos, ¡no te lo pierdas!
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