Cuando una pareja comienza a preparar su gran día no siempre contempla la posibilidad de contar con una wedding planner. Es algo que sucede continuamente, bien por desconocimiento o por otros motivos. Sin embargo, aunque vosotros seáis de los que no habéis pensado en delegar en una mano amiga la organización de vuestra boda, os contamos cuándo sí que la necesitaréis: ¡durante la coordinación del día del gran día! Para tener más información sobre este servicio, la profesional Ana Bernia de Tu Día Perfecto nos cuenta todo sobre ello. ¡Tomad nota!
“La idea de contar con una wedding planner en el día B significa no tener que delegar en amigos o familiares que os asistan en el gran día”, explica. El hecho de pedirle ayuda a un invitado implica un compromiso que puede afectar a ambas partes. Debido a la confianza que tenéis, podéis exigirle demasiado y, él o ella, por vergüenza o educación, no saber decir “no”. Hay que tener en cuenta que vivirá cierta presión para que todo salga bien y, quizás, le hagáis pasar un mal rato.
El familiar o amigo en el que hayáis pensado no podrá disfrutar de vuestra boda como un invitado más y se sentirá abrumado por asumir una gran responsabilidad para la que no tiene experiencia previa. Es por ello que estos casos requieren de la ayuda de un profesional. “Nosotros no recomendamos que los novios deleguen en un familiar o amigo, ya que, en primer lugar, ellos no están preparados (por no ser verdaderos profesionales del sector) y no podrán llevar a cabo las funciones necesarias y, en segundo lugar, porque les comprometeréis de forma innecesaria”, detalla la wedding planner.
Pero, ¿cuándo empieza el servicio de coordinación del día de la boda? Según Ana Bernia, de Tu Día Perfecto, este servicio comienza dos semanas antes del gran día. Su equipo y ella realizan reuniones previas con los proveedores que habéis contratado para vuestra boda, para conocerse, revisar contratos, conocer sus necesidades técnicas, tiempos de montaje y poder así organizar el cronograma de vuestro gran día. El objetivo es saber cuáles son sus puntos más y menos fuertes, ya que es un día en el que no habrá una segunda oportunidad y todo tiene que fluir de forma natural como una orquesta perfectamente afinada y dirigida.
El equipo de Tu Día Perfecto se encarga de saber qué va a hacer cada uno de los proveedores, además de ponerse a su disposición, ya que hay muchos pequeños detalles que no deben pasarse por alto. También tratan de conocer cuáles son las necesidades que tendrán los diferentes proveedores durante la boda para que su trabajo salga bien y satisfacerlas en la medida de lo posible. Es decir, hay que realizar un trabajo previo de conocimiento.
El siguiente paso es el reparto del programa o cronograma para cada proveedor antes de que el gran día dé comienzo. Esto significa que cada cual sabrá la función que realizará y en qué momento durante el día de la boda, marcando un horario consensuado previamente con ellos. Ana Bernia cuenta que también se asegura de que cada proveedor esté haciendo lo que debe a su tiempo para que llegado el momento todo salga como estaba previsto.
Además, comenta esta profesional entre risas que ¡ella ayuda en todo lo que sea necesario!, puesto que su objetivo es realizar un trabajo perfecto y que los novios queden plenamente satisfechos. Ella y su equipo estarán pendientes de aspectos como que el autobús llegue y se marche a la hora fijada, que la potencia de la electricidad sea la indicada y que abastezca a todos los proveedores (DJ, cocina, iluminación…), que la música sea la que se pensó para cada momento, que la iluminación no falle cuando caiga la noche… ¡Y mil detalles más!
Otro tema importante son los invitados, que para Tu Día Perfecto son tan importantes como para vosotros. Por eso preparan lo que llaman el “kit de emergencia”. Lo principal es saber qué necesitan y estar ahí para echarles una mano con cualquier cosa: una tirita, aguja e hilo, retoques de maquillaje, una camisa extra para el novio que, a veces se solicita, medias o sandalias de repuesto para la novia, guardar los anillos…
“Algo en lo que ponemos gran empeño es en la gestión de autobuses. Parece un tema sencillo, pero ha habido veces que por no contratar a una wedding planner para coordinar el día de la boda algún invitado, familiar o amigo, se ha perdido parte de la celebración por estar pendiente de ello”, cuenta Ana. En este caso, guían a los invitados desde que llegan a la ceremonia hasta la hora de salida del último autobús.
De esta forma, también se encargan del protocolo a seguir en la iglesia o lugar de la ceremonia; a qué lado deben sentarse los invitados, en el caso de ceremonias religiosas, del reparto de misales o de pétalos para lanzar a los novios; de estar en comunicación con el chófer por si la novia “tiene” que llegar algo más tarde… “De hecho, el momento en el que respiras algo más tranquila es cuando ves entrar a la novia radiante, sonando la música de fondo acompañando su camino al altar, con todos los invitados colocados en su sitio esperando su entrada triunfal, cuando todo está saliendo bien y el novio la espera nervioso con una sonrisa dibujada en su cara y, a veces, hasta emocionado”, comenta.
Y, ¿cuándo termina el servicio de la coordinación de la boda? Con el primer baile. Es el momento en el que ya todo ha ocurrido. En la barra libre los novios ya no necesitan al equipo, a no ser que haya algo preparado, que entonces Tú Día Perfecto estará ahí hasta que el programa del día se haya completado exitosamente para que podáis seguir disfrutando de la fiesta.
Tal y como asegura esta wedding planner, “realmente no puede fallar nada el día de la boda y lo que no puede faltar es la contratación de una organizadora porque será ella la que, como profesional del sector, se dé cuenta de lo que se necesita en cada momento, sepa anticiparse y se preocupará de que todo salga bien. Al fin y al cabo, la experiencia te da ese grado”.
A la hora de hablar de los diferentes servicios que ofrece Tu Día Perfecto, Ana Bernia asegura que si hay uno que no debe faltar es el de la coordinación. “La organización de una boda se fundamenta en tres pilares: la organización con la búsqueda y selección de proveedores; el diseño de la imagen visual y la decoración de los espacios y la coordinación. Pienso que este último es el más importante porque realmente pone en riesgo todo el trabajo previo de meses atrás“.
Ahora que ya sabéis por qué necesitáis a una wedding planner de vuestro lado en el gran día, ¿qué os parece concertar una primera cita para conoceros mejor?
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