5 grandes lecciones que he aprendido como wedding planner

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Foto: Fotografiarte-Mauricio Maenza

Las bodas son eventos sorprendentes. Llenos de amor, familiares, alegría, amigos, música, y la celebración del amor de una pareja. Pero, a veces, un evento así para algunas personas puede resultar caro, consumir tiempo y además ser demasiado intenso.

Como wedding planner a lo largo de estos dieciséis años, he visto la decepción de muchas parejas cuando algunos invitados no han acudido a la boda, o cuando han confirmado y, unos días antes, han puesto alguna excusa para no acudir. También he visto novios que, durante meses, han estado organizando su lista de invitados y con dudas acerca de a quiénes invitar y pasar por el trance de tener que prescindir de algunas personas en función de su presupuesto. Para los novios no es siempre fácil comenzar con los preparativos y, en muchos casos, se crean situaciones de estrés al tener que tratar con tantos temas y tan delicados.

Ser wedding planner es una carrera de obstáculos, y siempre manteniendo un protocolo y una etiqueta que ayude a las parejas a proceder de la mejor manera y a evitar sorpresas de última hora. Cada nueva tarea, la lista de invitados, las invitaciones, el proceso del seating, la decoración, las tradiciones, etc… te enseñan algo más acerca de lo que no debes olvidar nunca y de cómo actuar en cada caso para aconsejar de la mejor forma posible a tus clientes.

1. Te das cuenta de la importancia de confirmar la asistencia lo antes posible

Algunas personas, una vez reciben la invitación de boda, posponen su respuesta hasta el último minuto. Este comportamiento es un claro ejemplo de hábitos de procrastinación, término que tan de moda está actualmente. Hoy en día, muchas personas se sienten superados por el día a día y optan por postergar su respuesta sobre si acudirán a una boda o no.

Este comportamiento conlleva que los novios no puedan, en muchos casos, avanzar sobre otros temas hasta no tener una lista de invitados real. La confirmación a la invitación, así como el regalo, han de tener una respuesta rápida y clara para que los novios puedan organizarse.

2. Eres resuelta a la hora de ayudar a los demás

En una boda, muchos invitados no saben cómo proceder. Si acudir con niños o no, a qué hora llegar a la iglesia, si llevar el coche o utilizar el autobús y si éste regresará a una hora conveniente y les dejarán en un lugar bien comunicado. En muchos casos, desconocen el protocolo de la ceremonia civil, en caso de tener que hacer alguna lectura, dónde sentarse y, en el banquete, qué hacer si necesitan limpiar una mancha o calentar un biberón.

Nuestra labor, el día de la boda, consiste en coordinar todo el evento y encargarnos del protocolo de los novios, y no dejar ningún detalle al azar. Después de atender las necesidades de los novios, entiendes que tienes también que estar pendiente de los invitados, para que se sientan cómodos, a gusto y para que ninguno se sienta desplazado.

En cuanto empiezan a llegar los primeros invitados y estoy coordinando el protocolo, siempre veo algunas caras de desorientación o de desconocimiento. Al final, te das cuenta que los invitados quieren agradar, que siempre te devuelven la sonrisa y que agradecen que también te ocupes de sus necesidades en momentos precisos.

3. Entiendes que las reglas están por una razón

Todas las reglas aparentemente bobas de quién debe invitar a quién, de quién debe figurar en la invitación, o la etiqueta a la hora de vestir, ayudan tanto a los novios como a los invitados. Por eso es importante no dejar nada al azar, no pensar que los demás lo saben porque, en muchas ocasiones, no es así.

Si damos por sentado que los demás van a entender todo, nos podemos llevar muchas sorpresas. Por eso es importante que los novios especifiquen a sus invitados temas como si el cóctel es reforzado, con lo que será así toda la noche, para que éstos no esperen luego pasar a otro espacio a cenar ya que toda la cena será tipo cóctel con algunos corners de comida, y lo pasarán de maravilla.

O cuestiones como dónde les esperará el autobús o si la barra libre tendrá lugar en el mismo espacio o habrá posibles traslados. Todos los detalles serán muy útiles para los invitados, así como cualquier código de vestimenta que habrá que transmitir en la misma invitación. Es información vital para el buen desarrollo del evento y tiene una razón de ser que es importante para los novios y así han de comunicarlo a sus invitados.

4. Por qué las tarjetas de agradecimiento no pasan de moda

Sé que escribir 100 ó 200 tarjetas de agradecimiento es agotador, especialmente después de tantos meses de estrés y preparativos. Pero es importante hacerlo. Incluso aunque haya invitados que, probablemente, no vuelvas a ver, hay que agradecer los regalos y la generosidad de tus invitados, aun en el caso de que algunos no lo hayan sido tanto.

La gente aprecia el tiempo invertido en este detalle y, aunque algunos lo consideren chapado a la antigua, se trata de una costumbre que, por su carga emocional y de agradecimiento, nunca pasa de moda. Unas líneas de gratitud siempre serán bien recibidas y recordadas por vuestros invitados. Es un gesto que marca la diferencia y por eso es importante.

5. Te obliga a tratar con situaciones delicadas

En algunos casos, los novios no se llevan bien con algunos miembros de su familia o algunos encontronazos con amigos han dejado sinsabores que inquietan a la pareja sobre cómo comportarse el día de su boda, especialmente porque algunos amigos o familiares no aprueban su estilo de vida o sus decisiones.

Ante estas situaciones, lo mejor es disfrutar del día y olvidar antiguas rencillas. Si no se ha tratado el conflicto con anterioridad, el día de la boda es simplemente para disfrutar por lo que los novios deben saludar a todos por igual, y hacerles partícipes de su alegría. Hay cuestiones familiares a las que los novios no se han enfrentado antes de la boda y han preferido esconder debajo de la alfombra.

Lo ideal es afrontar cualquier asunto de esta naturaleza antes de la boda para poder disfrutar al máximo y establecer si queremos continuar con esa relación o, directamente, pasar de invitar a esos familiares por incompatibilidades que en la boda sólo traerán malos tragos. En caso de que no se haya pasado por este trance y los novios hayan decidido invitarles, deben tratar a todos por igual y demostrar cariño y comprensión en un momento de felicidad que querrán compartir con todos los invitados, sin excepción.

Quizá alguien piense que se trata de detalles sin importancia. Claro que lo son, en cierto modo. Está claro que nadie se va a morir porque no reciba una tarjeta de agradecimiento o porque no se le haya aclarado cómo ir vestido o porque nadie sea capaz de indicarle dónde sentarse para poder levantarse luego a leer.

Sin embargo, el poder transmitir a los novios la importancia de las buenas maneras, de actuar correctamente y de tener un mínimo de cortesía y consideración, creo que evita lamentaciones y pérdidas en el futuro. Por eso estoy tan convencida de que contar con un wedding planner en la boda, sin duda, marca la diferencia.

Autor invitado: Concha Molina de En Buenas Manos
Experta en organización de bodas

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