Cómo solucionar cinco problemas de protocolo en la mesa

Foto: Concha Molina
Foto: Concha Molina

Tras haber pasado horas asignando un sitio para cada invitado y procurando cumplir con los criterios prácticos y de afinidad que te has propuesto, puede que todavía no puedas relajarte y sentarte a gusto porque surjan, a última hora, sorpresas de algunos invitados y presentarse algún drama que otro sin ofrecerte soluciones. Mantén la calma, y espera cualquier desastre, aunque también toma nota de sus soluciones, para que no te pillen desprevenida.

1. Aparecen invitados de última hora que, en un principio, habían declinado la invitación. Puedes intentar sentarles en una mesa aparte, dependiendo del número de invitados que se han presentado, o puedes poner sitios extras dentro de las diferentes mesas.

Lo cierto es que siempre es mucho más fácil quitar un sitio que añadir otros, por lo tanto prevé algún espacio libre en alguna mesa. Sin embargo, si al añadir dos sitios extras, por ejemplo, has de pagar más, simplemente prevé mesas de diez, con ocho invitados, o de doce, con diez invitados, y no pidas al espacio de celebración que pongan servicios extras hasta que no se dé este caso realmente y lo necesites de verdad.

Para anticiparte, puedes asegurarte que tu wedding planner esté preparada con tarjetas de sobra y un buen rotulador que case con la tinta de las tarjetas ya confeccionadas, o bien que en el espacio de celebración tengan una impresora para volver a colocar el nuevo protocolo.

Foto: Concha Molina
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2. Uno de tus invitados, habiendo confirmado, no aparece o le surge algo el mismo día. Puede ocurrir. El mismo día, o el día anterior, algún invitado se encuentra en una situación de enfermedad, hospitalización, viaje ineludible, puede ocurrir. Son contratiempos de última hora que pueden darse en algunas bodas. En este caso, si algún invitado simplemente no aparece, hay que pedir que retiren el servicio de mesa de ese invitado y, en función de las políticas y condiciones de pago del espacio de celebración, se puede, o no, negociar el pago de ese cubierto.

3. Algún invitado se salta el protocolo y decide cambiar de mesa. En algunos casos, hay invitados que se saltan el protocolo a la torera porque, al ver su mesa, deciden que quieren estar con otros invitados más allegados o más afines, y las consecuencias son que, al final, hay que mover a mucha más gente de sitio. En este caso, hay que intentar que el invitado razone y se quede en su sitio. En caso contrario, hay que pedir a una persona de mucha confianza, un hermano, un amigo fiel, que ocupe la silla de ese invitado y brindarle a éste el sitio libre por si se ajusta más a lo que él quiere y que se quede más contento y no surjan más complicaciones.

4. Se os ha olvidado asignar sitio a un invitado. Es normal que, después de tantas actividades y detalles, y con todo el estrés, se os olvide algún invitado y se quede suelto. Una vez que llegue al recinto, y vea que no aparece en las listas, el maître os lo hará saber.

En este caso, sois los mismos novios los que tenéis que pedirle disculpas, y asegurar que ha sido un error de transcripción o algún correo electrónico perdido. En este caso, hay que actuar como si hubiera aparecido en el último momento. Pidiendo que se le ponga un servicio en la mesa que creáis que más a gusto puede estar y, por supuesto, imprimiendo un nuevo protocolo donde el invitado vea que sí aparece ya su nombre en la mesa asignada.

5. Hay invitados que están dando vueltas por el salón y no encuentran su mesa ni su asiento cargándose todo el protocolo. En caso de bodas grandes y muchas mesas, será difícil para algunos invitados encontrar su mesa. Lo ideal es hacer algunas guías, indicando en qué parte del salón se encuentra cada mesa para que sirva de ayuda a cada invitado, especialmente los que vayan solos.

Lo ideal, además, es indicar el protocolo por orden alfabético en cada apellido; de esta forma cada uno puede buscarse en el mapa de mesas del salón. Aparte, resulta muy útil, si las mesas están enumeradas o nombradas en un orden lógico dentro del recinto. Es decir, partiendo de la base de que la mesa de los novios es la número cero, el resto de mesas, deberían ir de uno en adelante en función de la cercanía con la de los novios. De esta forma, el que está en la mesa ocho ya sabe que está más lejos de los novios, y los que están en la mesa uno y dos, son justo las de alrededor de la de los novios.

 


Autor invitado: Concha Molina de En Buenas Manos
Experta en organización de bodas

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