El lugar de celebración es uno de los puntos estrella en el planning de una boda, si no el más importante y uno de los primeros en los que pensar cuando empieces la organización de tu día. De hecho, teniendo en cuenta la magnitud de todo lo que trae consigo (cóctel, banquete, fiesta…), será el elemento de la boda que más desembolso te suponga. Y, como consecuencia de la disponibilidad de estos lugares, debería ser la primera reserva que realices. Por ello, a través de estos 5 pasos, os guiamos en esta aventura para que no se convierta en odisea.
- Paso 1. Ubicación
- Paso 2. Infraestructura
- Paso 3. Exclusividad
- Paso 4. Número de invitados
- Paso 5. Los extras
Paso 1. Ubicación
Situación geográfica y accesibilidad: aunque muchas parejas escogen un lugar de celebración cercano a su lugar de residencia, otros deciden hacer las maletas y probar suerte en distintos parajes de la geografía nacional e internacional. En cualquier caso, la situación geográfica debe tener fácil acceso para que puedan acudir vuestros invitados sin problemas. Para ello, facilita las distintas formas de llegar, teniendo en cuenta todos los medios de transporte posibles, y proporcionad vehículos para desplazamientos multitudinarios.
“Hay que pensar siempre en los invitados y sus necesidades y gastos, sobre todo de aquellos que vienen de fuera. Eligiendo un lugar visitable el día antes o después de la boda haremos mucho más apetecible ese desplazamiento”, aseguran desde la Real Fábrica de Tapices.
Distancia con la ceremonia: intentad que la ceremonia y el lugar de celebración no estén a demasiada distancia. De hecho, podéis aprovechar y buscar un espacio que incluya capilla, si vais a celebrar una boda religiosa, u otro que permita organizar matrimonios civiles. Si preferís separar lugares, incluid formas de desplazamiento e indicaciones sencillas para no obligar a vuestros invitados a hacer un esfuerzo extra.
Distancia con hoteles cercanos: siempre habrá invitados que necesiten un lugar para dormir, ya que muchos vienen de fuera y otros tantos querrán disfrutar sin pensar en responsabilidades. Para ello, contactad con los alojamientos cercanos e intentad apalabrar algún precio especial. Vuestro hotel de recién casados puede ser buena opción.
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Paso 2. Infraestructura
Superficie total: ¿Cómo es el lugar? ¿Cuántos metros tiene? ¿Cuántos salones? ¿Cuenta con jardín? Haceos todas estas preguntas y averiguad qué quieres realmente. No paguéis de más si no buscáis excesiva parafernalia, pero informaos bien si vuestra idea es aprovechar al máximo. Así, el espacio en términos matemáticos es clave para saber qué podéis organizar.
Zonas exteriores e interiores: los diferentes salones pueden ayudaros a ubicar distintos momentos de la boda, desde el aperitivo y el banquete hasta el gran baile. Quizá os sirva solo con uno de estos rincones o busquéis ser más original. Vosotros decidís. En cuanto a los jardines, es sabido que algunas bodas merecen un soplo de la naturaleza, sobre todo si se celebran en primavera y en verano. Independientemente de la estación, echad un vistazo a sus espacios abiertos y descubrid si os interesa aprovecharlos.
Facilidad de acceso: teniendo en cuenta la multitud de presentes en una boda, infórmate sobre las formas de acceder a las diferentes estancias del lugar escogido. Las personas mayores, los invitados de movilidad reducida, los niños y los carritos de bebé no lo tienen tan fácil a la hora de acceder a algunos lugares. Las indicaciones también son clave para que nadie se pierda o confunda a lo largo del día.
Espacio para ceremonia: si decidís casarte por la Iglesia, hay espacios con capillas, parroquias y lugares sagrados que podéis utilizar. Para las bodas civiles, existen salas, jardines y otros lugares destinados a ello. Comprobad que el enclave elegido contempla estas posibilidades.
Alternativas para el mal tiempo: la climatología puede arruinarte un día estupendo si no sois previsores. No os fiéis del hombre del tiempo y buscad un espacio que tenga alternativas en caso de cualquier incidencia. Con dos opciones disponibles, el miedo no se apoderará de vosotros. El equipo de la Real Fábrica de Tapices dice que “siempre es mejor ponerse en el peor de los casos, lluvia y frio, y tener esas opciones y alternativas contempladas y un lugar que nos ofrezca unos espacios que nos gusten en tal caso”.
Paso 3. Exclusividad
Celebración de más bodas: descubrid si en vuestro espacio escogido se celebrarán una o varias a la vez. Es de vital importancia porque la organización de los lugares, con la disposición de salones y jardines, deberá estar muy clara para evitar distracciones.
Qué privacidad hay: en el caso de que compartáis el espacio con otras celebraciones, aseguraos de conocer los límites y si estos te proporcionan la privacidad adecuada. Elegid vuestro lugar de celebración en función de este aspecto, pues una boda debe ser íntima y no dar lugar a confusiones.
Exclusividad: ¿cuántas horas disponibles? todos los espacios de celebración tienen sus horarios, más si se organizan varias bodas en un mismo lugar. En este caso, tendréis que saber de cuánto tiempo disponéis, pues muchos lugares ponen límites de espacio y horas al no contar con suficiente terreno.
Paso 4. Número de invitados
Mínimo de invitados necesarios: muchos espacios permiten la celebración de todo tipo de bodas, por muy pequeñas o grandes que sean. Sin embargo, otros no aceptan bodas excesivamente recogidas, pues acostumbran a reunir a ingentes cantidades de personas. Ya que cada boda depende mucho de los invitados, preguntad el mínimo de estos permitido y valorad si merece la pena ese lugar, pues nunca debéis invitar a personas de más solo por rellenar.
Qué aforo tiene el espacio: asimismo, también es importante saber cuánta capacidad tiene el lugar, pues hay bodas excesivamente multitudinarias que no pueden desarrollarse en cualquier lugar. Si esperáis a un gran número de personas, o si tenéis a otras cuantas en duda, mejor aseguraos del aforo y no eliminéis a gente por el espacio. Este debe adaptarse a vuestra boda. Además, podéis contemplar la opción de realizar el banquete en formato cóctel, que os facilitará poder llevar a un mayor número de invitados. Por ejemplo, GO Beach Club puede albergar en sus espacios hasta 1290 personas en cóctel, mientras que en formato banquete, indican que pueden acoger 400 invitados. Escojáis la opción que escojáis, los profesionales del lugar os ayudarán a organizar cada momento del gran día en sus múltiples instalaciones, repartidas en diferentes plantas.
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Si fallan invitados, ¿qué pasaría?: en este sentido, es conveniente saber si podríais ahorraros el pago de ese invitado que no ha podido venir o si disponéis de alguna rebaja por ello. A muchos espacios les interesa no ser demasiados estrictos en ese aspecto, por lo que no dudéis en preguntar antes de enfrentaros al problema.
Con cuánto tiempo de antelación se confirman los invitados: esta información os servirá para hacer la lista de invitados. Cuando sepáis el día límite, debéis estar preparados para dar un número. Si son demasiado restrictivos con el tema, quizá os interese contratar un servicio más flexible que, además, de pie a incluir o eliminar invitados de manera sencilla.
“Por normal general, suele fallar un 15-20% de los invitados que inicialmente hemos contabilizado, en la última semana de media suelen caerse de 2 a 6 invitados, por lo que, cuanto más nos puedan ajustar el número final de invitados a confirmar incurriremos en menos gastos extra”, explican desde la Real Fábrica de Tapices.
Paso 5. Los extras
La experiencia: la experiencia siempre es un grado. Es importante que tengáis en cuenta la experiencia que tiene el equipo de profesionales de cada lugar. Los expertos de Pazo de Santa Cruz cuentan con más de 20 años realizando bodas, lo cual es un seguro para los novios. “La experiencia nos permite acceder a todo tipo de colaboradores y profesionales”, indican, un aspecto que os interesará al máximo ya que os facilita la organización y os asegura el éxito de la misma.
Precios barra libre: muchas veces viene incluida en el precio final y otras es gratuita por contratar todo el servicio, pero no os fieis. Preguntad en qué condiciones se encuentra este elemento tan importante en la fiesta para no encontraros con un extra imprevisto después de cerrar el precio fijo. A veces, incluir todo en el mismo presupuesto os ahorra extras innecesarios.
Decoración del espacio, iluminación…: muy importante. ¿Cuenta el espacio con sus propios profesionales? ¿Tenéis que contratarlo aparte? Tened en cuenta que muchos lugares lo añaden como un servicio más y quizá el precio varíe respecto a ello. Preguntad también si podéis llevar a vuestros propios wedding planners, aunque ellos ya cuenten con servicios de decoración e iluminación. En caso de que el espacio os brinde sus servicios de ornamentación y estéis conforme con ello, deberíais saber si podéis intervenir en ese proceso o si estáis obligados a aceptar sus directrices.
Servicios de montaje: a la hora de montar las mesas y los diferentes espacios para la fiesta, aseguraos de una amplia flexibilidad para que todo esté a vuestro gusto. Cada pareja es un mundo, con sus correspondientes familias, y debéis poder colocar a todos como mejor consideréis, aunque siempre haya alguna limitación.
Seguridad, parking: ¿queréis evitar alguna intromisión ajena? Consultad los servicios de seguridad que ofrece el espacio, desde personal especializado hasta elementos que limiten el paso. También comprobad los servicios de socorro disponibles en el recinto o la posibilidad de conseguirlos de una forma rápida, así como el acceso a centros que proporcionen seguridad en todos los aspectos (hospitales, comisarías, bomberos…).
También, por supuesto, los diferentes espacios para aparcar tanto coches como autobuses que se encarguen de trasladar invitados. En caso de falta de espacio, debéis pensar un plan B para que los invitados lleguen y no haya caos de vehículos.
Seguro de cancelación: en una boda siempre hay que ser previsor, ya que el gasto es muy elevado y no se puede jugar con el mismo. Y aunque lo normal es que todo marche bien, siempre pueden surgir imprevistos que obliguen a la anulación de la celebración. Para ello, comprobad si el espacio cuenta con un servicio de cancelación que os asegure un mínimo de recuperación ante cualquier imprevisto. Como decimos, muchos lugares no son demasiado estrictos con estos aspectos, por lo que informaos de todo y no perdáis demasiado dinero.
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